本文就 RB/T 214-2017《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價-檢驗檢測機構(gòu)通用要求》4.5管理體系(總則、方針目標、文件控制)部分規(guī)定進行逐條分析解讀。對規(guī)定進行條文釋義,并總結(jié)評審要點及要點說明,助力實驗室更好的進行人員管理。
4.5管理體系
檢驗檢測機構(gòu)的管理和技術(shù)運作應(yīng)通過建立健全、持續(xù)改進、有效運行的管理體系來實現(xiàn)。檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立并有效實施實現(xiàn)質(zhì)量方針、目標和履行承諾,保證其檢驗檢測活動獨立公正、科學(xué)、誠信的管理體系。
4.5.1總則
檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立、實施和保持與其活動范圍相適應(yīng)的管理體系,應(yīng)將其政策、制度、計劃、程序和指導(dǎo)書制定成文件,管理體系文件應(yīng)傳達至有關(guān)人員,并被其獲取、理解、執(zhí)行。檢驗檢測機構(gòu)管理體系至少應(yīng)包括:管理體系文件、管理體系文件的控制、記錄控制、應(yīng)對風(fēng)險和機遇的措施、改進、創(chuàng)正措施、內(nèi)部審核和管理評審。
條文釋義
1. 管理體系是指為建立方針和目標并實現(xiàn)這些目標的體系,包括質(zhì)量管理體系、技術(shù)管理體系和行政管理體系。管理體系的運作包括體系的建立、體系的實施、體系的保持和體系的持續(xù)改進。檢驗檢測機構(gòu)管理體系至少應(yīng)包括:管理體系文件、管理體系文件的控制、記錄控制、應(yīng)對風(fēng)險和機遇的措施、改進、糾正措施、內(nèi)部審核和管理評審,是一個完整的管理體系。
2. 檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立符合自身實際狀況,適應(yīng)自身檢驗檢測活動并保證其獨立、公正、科學(xué)、誠信的管理體系。
3. 為使檢驗檢測工作有效運行,檢驗檢測機構(gòu)必須系統(tǒng)地識別和管理許多相互關(guān)聯(lián)和相互作用的過程,稱為“過程方法”。該方法使檢驗檢測機構(gòu)能夠?qū)w系中相互關(guān)聯(lián)和相互依賴的過程進行有效控制,有助于提高整體效率。過程方法包括按照檢驗檢測機構(gòu)的質(zhì)量方針和政策,對各過程及其相互作用,系統(tǒng)地進行規(guī)定和管理,從而實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果。
4. 檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)將其管理體系、組織結(jié)構(gòu)、程序、過程、資源等過程要素文件化。文件可分為四類:質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量和技術(shù)記錄表格。
5. 檢驗檢測機構(gòu)管理體系形成文件后,應(yīng)當以適當?shù)姆绞絺鬟_有關(guān)人員,使其能夠獲取、理解、執(zhí)行”管理體系。
評審要點
1. 檢驗檢測機構(gòu)管理體系是否包括:管理體系文件、管理體系文件的控制、記錄控制、應(yīng)對風(fēng)險和機遇的措施、改進、糾正措施、內(nèi)部審核和管理評審。管理體系是否完整、系統(tǒng)、協(xié)調(diào);是否能夠服務(wù)于質(zhì)量方針和質(zhì)量目標,檢驗檢測機構(gòu)管理體系是否 與其活動類型、范圍、工作量相適應(yīng),所有與質(zhì)量相關(guān)的活動是否均處于受控狀態(tài)。
2. 檢驗檢測機構(gòu)是否將政策制度、計劃、程序和指導(dǎo)書等制定成文件,這些文件可以質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書及記錄格式等形式體現(xiàn)。
3. 檢驗檢測機構(gòu)相關(guān)人員獲得管理體系文件是否方便;管理體系文件是否規(guī)定和實施了甄別或評價相關(guān)人員是否理解和執(zhí)行了管理體系相關(guān)部分要求的措施。
要點說明
1. 檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)將其管理體系涉及的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程、資源等過程要素文件化。文件可分 為四類:質(zhì)量手冊、程序文件作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量和技術(shù)記錄表格。通常將這個文件化管理體系的結(jié)構(gòu)用金字塔構(gòu)架來形象比喻,金字塔可以分成三層次或四層次。
第一層次,質(zhì)量手冊:規(guī)定管理體系的文件。質(zhì)量手冊名稱也可以稱為:管理手冊、質(zhì)量管理手冊等, 具體名稱由檢驗檢測機構(gòu)自定。
第二層次,程序文件:描述實施管理體系要素所涉及的質(zhì)量活動為什么做(目的),做什么,由誰來做, 何時做,何地做等。
第三層次,作業(yè)指導(dǎo)書:有關(guān)任務(wù)如何實施和記錄的詳細描述。作業(yè)指導(dǎo)書是用以指導(dǎo)某個具體過程、描述事物形成的技術(shù)性細節(jié)的可操作性文件。作業(yè)指導(dǎo)書可以是詳細的書面描述、流程圖、圖表、模型、圖樣中的技術(shù)注釋、規(guī)范、設(shè)備操作手冊、圖片、錄像、文件清單,或這些方式的組合。作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)當對使用的任何材料、設(shè)備和文件進行描述。必要時,作業(yè)指導(dǎo)書還可包括接收準則。作業(yè)指導(dǎo)書是回答如何做的文件,由具體操作執(zhí)行人員使用。如設(shè)備操作規(guī)程、樣品的制備方法、檢驗檢測方法細則、質(zhì)量記錄或技術(shù)記錄的格式(諸如各類表格、原始記錄和報告格式)等。
將第三層次一分為二,作業(yè)指導(dǎo)書作為第三層,質(zhì)量記錄或技術(shù)記錄的格式,諸如各類表格、原始記錄和結(jié)果報告格式等作為第四層次就成為四個層次的構(gòu)架。程序文件是手冊的支持性文件,手冊中已經(jīng)明確的程序沒必要編制程序文件,《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價 檢驗檢測機構(gòu)通用要求》(RB/T214- 2017)中要求的程序可以在質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書中描述,而非單指程序文件,有時一個程序需要多個程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書完成。
《質(zhì)量管理體系文件指南》(GB/T 19023- 2003)給出的典型管理體系文件層次結(jié)構(gòu)為三個層次。文件化的詳略程度與執(zhí)行質(zhì)量手冊、程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書的人員的培訓(xùn)教育程度有關(guān),沒有一個固定的模式。人員素質(zhì)較高,文件可以適當簡單些;人員素質(zhì)較低或人員流動性較大,則文件需要編寫得詳細些,總之應(yīng)與實際相適應(yīng),只要能達到確保檢驗檢測質(zhì)量的目的即可。
2. 在編制管理體系文件前需要進行機構(gòu)內(nèi)部的SWOT(態(tài)勢分析法)分析,明確機構(gòu)內(nèi)部的優(yōu)勢和劣勢、外部環(huán)境的機遇和風(fēng)險,搭建一個符合自身實際的組織機構(gòu),確定崗位職責(zé)。
4.5.2方針目標
檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)闡明質(zhì)量方針,制定質(zhì)量目標,并在管理評審時予以評審。
條文釋義
1. 質(zhì)量方針由管理層制定貫徹和保持,是檢驗檢測機構(gòu)的質(zhì)量宗旨和方向。
2. 質(zhì)量方針一般應(yīng)在質(zhì)量手冊中予以闡明,也可單獨發(fā)布。
3. 質(zhì)量方針聲明應(yīng)經(jīng)管理層授權(quán)發(fā)布,至少包括下列內(nèi)容:
(1)管理層對良好職業(yè)行為和為客戶提供檢驗檢測服務(wù)質(zhì)量的承諾;
(2)管理層關(guān)于服務(wù)標準的聲明;
(3)質(zhì)量目標;
(4)要求所有與檢驗檢測活動有關(guān)的人員熟悉質(zhì)量文件,并執(zhí)行相關(guān)政策和程序;
(5)管理層對遵循本標準及持續(xù)改進管理體系的承諾。
4. 質(zhì)量目標包括年度目標和中長期目標。各相關(guān)部門可以根據(jù)檢驗檢測機構(gòu)的目標制定本部門的質(zhì)量目標。質(zhì)量目標應(yīng)在管理評審時予以評審。
評審要點
1. 質(zhì)量方針是否由管理層制定、貫徹和保持,質(zhì)量目標是否能夠服務(wù)于質(zhì)量方針;年度目標是否能服務(wù)于總體目標。
2. 檢驗檢測機構(gòu)員工是否能獲取、理解、執(zhí)行機構(gòu)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標。
3. 檢驗檢測機構(gòu)是否將質(zhì)量方針和質(zhì)量目標作為管理評審輸入,并有記錄可查。
要點說明
1. 檢驗檢測機構(gòu)管理體系的質(zhì)量方針是由組織的管理層正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。質(zhì)量方針應(yīng)與組織的總方針相一致,并為制定質(zhì)量目標提供框架。
質(zhì)量方針不能僅寫成放之四海而皆準的“質(zhì)量第一,客戶至上”。應(yīng)有檢驗檢測機構(gòu)的特色,如:“行為公正、方法科學(xué)、數(shù)據(jù)正確、服務(wù)便捷”“信奉和客戶建立像長城樣牢固的伙伴關(guān)系,為客戶服務(wù)永遠排在第一位”“樣品空間有限,科學(xué)追求無限, 數(shù)據(jù)真實無情,服務(wù)客戶有情”“一絲不茍對待每一一個數(shù)據(jù),精益求精做好每一個項目,誠實守信服務(wù)每一 位客戶,準確可靠提供每一份結(jié)果報告”等。
質(zhì)量目標是在質(zhì)量方面所追求的目的,通常依據(jù)組織的質(zhì)量方針制定,且應(yīng)對組織的相關(guān)職能和層次分別規(guī)定質(zhì)量目標。質(zhì)量方針聲明應(yīng)在管理層的授權(quán)下發(fā)布。檢驗檢測機構(gòu)的質(zhì)量方針聲明應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(1)檢驗檢測機構(gòu)管理層對良好職業(yè)行為和為客戶提供檢驗檢測服務(wù)質(zhì)量的承諾;
(2)要求檢驗檢測機構(gòu)所有與檢驗檢測機構(gòu)活動有關(guān)的人員熟悉體系文件,并在工作中執(zhí)行這些政策和程序;
(3)與質(zhì)量有關(guān)的管理體系的目的,也就是檢驗檢測機構(gòu)的質(zhì)量目標(質(zhì)量目標實現(xiàn)情況應(yīng)提交管理評審)、質(zhì)量目標要具有挑戰(zhàn)性、可測量性、可實現(xiàn)性、關(guān)聯(lián)性、時限性,質(zhì)量目標是經(jīng)過檢驗檢測機構(gòu)努力才能完成的、明確的,具體的與自身實際相關(guān)聯(lián)的,并規(guī)定實現(xiàn)目標的時限,具有可操作性。另外,在制定質(zhì)量目標后,要將目標具體化,分解到實現(xiàn)目標涉及的各個部門、崗位;
(4)檢驗檢測機構(gòu)所有有關(guān)工作人員熟悉相關(guān)的管理體系文件并在工作中貫徹執(zhí)行這些政策與程序;
(5)檢驗檢測機構(gòu)管理層對遵循本標準及持續(xù)改進管理體系有效性的承諾。質(zhì)量方針應(yīng)盡可能簡明扼要,其中還可以包括檢驗檢測始終依據(jù)規(guī)定方法和客戶需要進行的要求。檢驗檢測機構(gòu)是某個較大組織的一部分時,質(zhì)量方針的某些要素可以寫在其他文件中。
2. 管理層應(yīng)提供建立和實施管理體系以及持續(xù)改進其有效性承諾的證據(jù)。請?zhí)貏e關(guān)注,本條款應(yīng)與“4.5.10糾正措施、應(yīng)對風(fēng)險和機遇的措施和改進”聯(lián)系起來考慮。
3. 管理層應(yīng)將滿足客戶要求和法定要求的重要性傳達到組織。
4. 質(zhì)量手冊應(yīng)描述整個管理體系文件的架構(gòu),能清楚地展示整個管理體系文件有哪些內(nèi)容。作為對質(zhì)量手冊的支持性程序的文件,有的可以包括在質(zhì)量手冊內(nèi)。如果不能包含在質(zhì)量手冊中,則在質(zhì)量手冊中必須包含其目錄清單以便于查找。支持性程序文件應(yīng)包括技術(shù)程序在內(nèi)。
5. 質(zhì)量手冊應(yīng)明確規(guī)定技術(shù)負責(zé)人和質(zhì)量負責(zé)人的職責(zé)權(quán)限和作用,包括確保遵循本標準的責(zé)任(參見4.2.3)。
6. 策劃和實施管理體系的變更時,管理層應(yīng)確保保持管理體系的完整性。
例如《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準則》被《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價 檢驗檢測機構(gòu)通用要求》(RB/T 214-2017)所替代,檢驗檢測機構(gòu)的管理層就應(yīng)策劃如何實施檢驗檢測機構(gòu)管理體系文件的換版或修訂,在策劃時應(yīng)考慮管理體系文件的完整性,應(yīng)從總體結(jié)構(gòu)考慮,以保證整個管理體系文件換版或修訂的一致性、充分性、完整性。
也就是說三個層次或四個層次文件一起改,以保持與《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價 檢驗檢測機構(gòu)通用要求》(RB/T 214- 2017)的一致性,從而保證檢驗檢測機構(gòu)管理體系文件整體的完整性。
4.5.3文件控制
檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立和保持控制其管理體系的內(nèi)部和外部文件的程序。明確文件的標識、批準、發(fā)布、變更和廢止,防止使用無效、作廢的文件。
條文釋義
1. 檢驗檢測機構(gòu)制定的文件管理控制程序,對文件的編制、審核、批準、發(fā)布 、標識、 變更和廢止等各個環(huán)節(jié)實施控制,并依據(jù)程序控制管理體系的相關(guān)文件。內(nèi)外部文件包括法律法規(guī)、標準、規(guī)范性文件、質(zhì)量手冊、程序文件作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格,以及通知、計劃、圖樣、圖表、軟件等。
2. 文件可承載在各種載體上,可以是數(shù)字存儲設(shè)施(如光盤、硬盤等),或是模擬設(shè)備(如磁帶、錄像帶或磁帶機),還可以采用縮微膠片、紙張、相紙等。
3. 檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)定期審查文件,防止使用無效或作廢文件。失效或廢止文件一般要從使用現(xiàn)場撒離,加以標識后銷毀或存檔。如果確因工作需要或其他原因需要保留在現(xiàn)場的,必須加以明顯標識,以防誤用。
評審要點
1. 檢驗檢測機構(gòu)是否建立了文件控制程序,是否涵蓋了其所有文件(內(nèi)部文件和外部文件)及載體的管理、控制,是否涵蓋文件從編制、審批、批準、發(fā)布、標識、變更和廢止、歸檔及保存等各環(huán)節(jié)的管理與控制
2. 各層次文件的批準發(fā)布和修訂是否按照程序?qū)嵤嚓P(guān)記錄是否完整。
3. 文件是否定期審查,能否通過文件審查持續(xù)保持內(nèi)部文件的適用性、有效性和滿足使用要求。
4. 采取哪些措施控制外來文件,查新渠道是否暢通,能否保證及時使用現(xiàn)行有效的外來文件。
5. 電子文件控制是否有明確規(guī)定,包括設(shè)置密碼、權(quán)限、定期備份、防病毒等要求,控制是否有效。
要點說明
1.文件是信息及其載體
信息即有意義的數(shù)據(jù)。文件可以承載在紙張上,以書面形式表達,也可以是數(shù)字存儲設(shè)施(如光盤、 硬盤等)、模擬設(shè)備(如磁帶、錄像帶或碰帶機)或采用縮微膠片、相紙等。也可以是以上媒介的組合。
2.文件按其來源可分為內(nèi)部文件和外部文件
外部文件一般包括法律、法規(guī)、規(guī)章、標準、設(shè)備操作方法、軟件或系統(tǒng)操作手冊、教科書、參考數(shù)據(jù)庫(手冊)、設(shè)計圖紙、圖表及客戶提供的方法或資料等。
內(nèi)部文件包括質(zhì)量手冊方針聲明、程序文件(或規(guī)章制度)、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格、會議備忘錄、通 知、計劃(規(guī)劃、策劃)、方案等。
文件按其作用可分為質(zhì)量文件、技術(shù)文件、行政文件等,檢驗檢測機構(gòu)可根據(jù)自身實際對文件進行分類管理與控制。
3.建立和保持文件控制程序
檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立文件控制程序,對文件的編制、審核、批準、發(fā)布、變更和廢止、歸檔及保存等各個環(huán)節(jié)進行管理。
應(yīng)明確文件控制范圍,構(gòu)成檢驗檢測機構(gòu)管理體系的所有文件,包括內(nèi)部和外部文件、質(zhì)量和技術(shù)文件等均需要控制。
4.文件的批準與發(fā)布應(yīng)經(jīng)授權(quán)人批準
(1)文件在發(fā)布之前,應(yīng)經(jīng)授權(quán)人員審批。程序文件中應(yīng)對文件批準發(fā)布的職責(zé)權(quán)限有明確的規(guī)定。
(2)文件標識可以有多種形式,檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)選擇簡易有效的、適合自己的方法。
(3)為防止使用無效、作廢的文件且便于查閱,機構(gòu)可采用編制受控文件清單,表明管理體系文件構(gòu)成及其修訂狀態(tài),還應(yīng)建立文件分發(fā)清單,記錄文件去向,以便于監(jiān)督、核查和文件變化時及時更新。
5.文件控制要求
(1)應(yīng)保證檢驗檢測機構(gòu)有效運行的所有重要作業(yè)場所都能得到相應(yīng)的授權(quán)版本文件。所有與檢驗檢測工作有關(guān)的指導(dǎo)書、標準、手冊和參考資料均應(yīng)保持現(xiàn)行有效且易于員工取閱。
(2)應(yīng)及時從所有使用現(xiàn)場或發(fā)放處撒銷無效或作度文件,或通過適當標識等其他方法確保防止誤用。
(3)若出于法律需要或知識保存目的而保留的作度過文件,應(yīng)有適當?shù)臉擞洝?/p>
6.文件的定期審查
為確保文件的持續(xù)適宜性和有效性,檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)定期審查文件,必要時進行修訂,修訂后的文件須重新批準。
(1)外來文件的審查
為保證使用的外來文件現(xiàn)行有效,應(yīng)在文件控制程序中規(guī)定外來文件確認和跟蹤查新程序,包括明確職責(zé)丶跟蹤方式、查新頻次及查新時間等,審查情況和結(jié)果應(yīng)有記錄。
(2)內(nèi)部文件的審查
為保證內(nèi)部文件的適宜性,應(yīng)在文件控制程序中規(guī)定內(nèi)部文件審查程序,并對內(nèi)部文件的適宜性和有效性等進行識別、分析、評估以及對該文件的修訂提出建議,審查情況和結(jié)果應(yīng)有記錄。
7. 文件變更要求
(1)除非另有特別指定,文件的變更應(yīng)由原審查責(zé)任人進行審查和批準。若有特別指定,被指定的人員應(yīng)獲得進行審批所依據(jù)的有關(guān)背景資料(如為什么變更、變更內(nèi)容、原來如何規(guī)定等)。
(2)可行的話,更新的內(nèi)容應(yīng)在文件或相應(yīng)附件中標明。
(3)如果檢驗檢測機構(gòu)的文件控制體系允許手寫修改,則應(yīng)明確規(guī)定此類修改的程序和權(quán)限,修改之處應(yīng)清楚地表明,并簽名和注明日期;修改的文件應(yīng)盡快正式發(fā)布。
(4)應(yīng)制定程序來描述如何更改和控制保存在計算機系統(tǒng)中的文件。
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