rule
規(guī)則篇
本文就 RB／T 214-2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價-檢驗檢測機構通用要求》4.5管理體系（抽樣結果、意見和解釋、分包結果、結果傳輸和格式、修改、記錄和保存）部分規(guī)定進行逐條分析解讀。對規(guī)定進行條文釋義，并總結評審要點及要點說明，助力實驗室更好的進行人員管理。
4.5.22抽樣結果
檢驗檢測機構從事抽樣時，應有完整、充分的信息支撐其檢驗檢測報告或證書。
條文釋義
檢驗檢測機構從事包含抽樣環(huán)節(jié)的檢驗檢測任務，并出具檢驗檢測報告或證書時,其檢驗檢測報告或證書還應包含但不限于以下內容：
抽樣日期；
抽取的物質、材料或產品的清晰標識(適當時，包括制造者的名稱、標示的型號或類型和相應的系列號)；
抽樣位置，包括簡圖、草圖或照片；
所用的抽樣計劃和程序；
抽樣過程中可能影響檢驗檢測結果的環(huán)境條件的詳細信息；
與抽樣方法或程序有關的標準或者技術規(guī)范，以及對這些標準或者技術規(guī)范的偏離、增加或刪減等。
評審要點
1. 當需要抽樣時，是否有清晰的標識(適當時，包括制造者的名稱、標示的型號或類型和相應的系列號)。
2. 是否有抽樣日期。
3. 是否有抽樣位置，包括簡圖、草圖或照片。
4. 抽樣計劃和程序是否在現(xiàn)場可獲得。
5. 抽樣過程中可能影響檢驗檢測結果時是否有環(huán)境條件的詳細信息。
6. 抽樣時是否按照抽樣方法或程序進行。當對這些標準和技術規(guī)范有偏離增加或刪減時，機構是否作出了相應的規(guī)定。
要點說明
1. 抽樣是指取出具有整體代表性的樣品的過程,其過程應基于有效的統(tǒng)計學方法。
2. 取樣是指依據(jù)專業(yè)能力獲取部分或全部樣品的過程,取樣過程一般不涉及統(tǒng)計學方法。
4.5.23 意見和解釋
當需要對報告或證書做出意見和解釋時，檢驗檢測機構應將意見和解釋的依據(jù)形成文件。意見和解釋應在檢驗檢測報告或證書中清晰標注。
條文釋義
1. 當檢驗檢測結果不合格時,客戶會要求檢驗檢測機構做出“意見和解釋”，以用于改進和指導。對檢驗檢測機構而言,“意見和解釋”屬于附加服務。對檢驗檢測報告或證書做出“意見和解釋”的人員，應具備相應的經驗,掌握與所進行檢驗檢測活動相關的知識，熟悉檢驗檢測對象的設計、制造和使用，并經過必要的培訓。
2. 檢驗檢測報告或證書的意見和解釋可包括(但不限于)下列內容：
(1)對檢驗檢測結果符合(或不符合)要求的意見(客戶要求時的補充解釋)；
(2)履行合同的情況；
(3)如何使用結果的建議；
(4)改進的建議。
評審要點
1. 檢驗檢測機構對做出“意見和解釋”是否有文件規(guī)定；對檢驗檢測報告或證書做出“意見和解釋”的人員是否具備相應的能力；是否經過授權。
2. 檢驗檢測報告或證書的“意見和解釋”是否在客戶要求時做出，是否進行了合同評審。當通過直接對話向客戶傳達“意見和解釋”時,這些對話和交流是否有記錄。
要點說明
1. 當檢驗檢測結果不合格并在客戶有要求時，檢驗檢測機構才需要做出“意見和解釋”。因此，評審員不應強求檢驗檢測機構定要做意見和解釋”。當檢驗檢測機構文件有規(guī)定時，則應對其符合性進行評價。
2. “意見和解釋”應圍繞著檢驗檢測結果的意見、合同的履行、使用結果的建議和改進的建議進行，以文件的形式發(fā)布。使用標識應符合標準要求。如果直接對話和交流，應保留相關記錄。
4.5.24分包結果
當檢驗檢測報告或證書包含了由分包方所出具的檢驗檢測結果時，這些結果應予清晰標明。
條文釋義
按照4.5.5條款的條文釋義、評審要點、要點說明進行評審。
4.5.25結果傳送和格式
當用電話、傳真或其他電子或電磁方式傳送檢驗檢測結果時，應滿足本標準對數(shù)據(jù)控制的要求。檢驗檢測報告或證書的格式應設計為適用于所進行的各種檢驗檢測類型，并盡量減小產生誤解或誤用的可能性。
1. 當需要使用電話、傳真或其他電子(電磁)手段來傳送檢驗檢測結果時，檢驗檢測機構應滿足保密要求，采取相關措施確保數(shù)據(jù)和結果的安全性、有效性和完整性。當客戶要求使用該方式傳輸數(shù)據(jù)和結果時，檢驗檢測機構應有客戶要求的記錄，并確認接收方的真實身份后方可傳送結果，切實為客戶保密。
2. 必要時，檢驗檢測機構應建立和保持檢驗檢測結果發(fā)布的程序，確定管理部門或崗位職責，并對發(fā)布的檢驗檢測結果、數(shù)據(jù)進行必要的審核。
評審要點
1. 當需要使用電話傳真或其他電子(電磁)手段來傳送檢驗檢測結果時，檢驗檢測機構是否滿足保密要求，是否采取相關措施確保了數(shù)據(jù)和結果的安全性和完整性(見4.5.16)。當客戶要求使用該方式傳輸數(shù)據(jù)和結果時，檢驗檢測機構是否有客戶要求的記錄，是否在確認接收方的真實身份后才傳送結果，切實為客戶保密。
2. 當客戶要求檢驗檢測結果電子傳輸時，檢驗檢測機構是否建立和保持了檢驗檢測結果發(fā)布的程序，是否確定了管理部門或崗位職責，對發(fā)布的檢驗檢測結果、數(shù)據(jù)進行了必要的審核。
3. 檢驗檢測機構的報告和證書的格式是否適用于所進行的各種檢驗檢測類型，是否易于讀者所理解，盡量減小產生誤解或誤用的可能性。報告或證書中的表頭是否標準化。
要點說明
1. 檢驗檢測機構的報告和證書的格式應精心設計,使之適用于所進行的各種檢驗檢測類型，并盡量減小產生誤解或誤用的可能性。應當注意檢驗檢測機構報告編排，尤其是檢驗檢測數(shù)據(jù)的表達方式,應易于讀者理解。報告或證書中的表頭應盡可能標準化。
2. 評審員在評審外資檢驗檢測機構時，應注意:凡是客戶合同中沒有要求時，外資檢驗檢測機構應用中文出具報告或證書。
4.5.26 修 改
檢驗檢測報告或證書簽發(fā)后，若有更正或增補應予以記錄。修訂的檢驗檢測報告或證書應標明所代替的報告或證書，并注以唯一性標識。
條文釋義
1. 當需要對已發(fā)出的結果報告作更正或增補時，應按規(guī)定的程序執(zhí)行，詳細記錄更正或增補的內容,重新編制新的更正或增補后的檢驗檢測報告或證書，并注以區(qū)別于原檢驗檢測報告或證書的唯一性標識。
2. 若原檢驗檢測報告或證書不能收回，則應在發(fā)出新的更正或增補后的檢驗檢測報告或證書的同時，聲明原檢驗檢測報告或證書作度，原檢驗檢測報告或證書可能導致潛在其他方利益受到影響或者損失的，檢驗檢測機構應通過公開渠道聲明原檢驗檢測報告或證書作廢，并承擔相應責任。
評審要點
1. 當需要對已發(fā)出的結果報告作更正或增補時，是否按規(guī)定的程序執(zhí)行，是否詳細記錄了更正或增補的內容，重新編制新的更正或增補后的檢驗檢測報告或證書，是否標注了區(qū)別于原檢驗檢測報告或證書的唯一性標識。
2. 若原檢驗檢測報告或證書不能收回，是否在發(fā)出新的更正或增補后的檢驗檢測報告或證書的同時，聲明原檢驗檢測報告或證書作廢。原檢驗檢測報告或證書可能導致潛在其他方利益受到影響或者損失的，檢驗檢測機構是否通過公開渠道聲明原檢驗檢測報告或證書作廢，并承擔相應責任。
要點說明
1. 檢驗檢測機構若要對已發(fā)布的檢測報告或證書進行修改，則應滿足本標準的所有要求，并僅以追加文件或資料更換的形式進行。
2. 當以追加文件的形式進行時，應聲明是“對檢驗檢測報告成證書的補充，系列...或其他標識)"，或以其他等效的文字形式表述。
3. 當有必要發(fā)布全新的檢驗檢測報告或證書時，應注以唯一性標識，井注明所替代的原報告或證書。適當時.標注修改的原因。
4.5.27記錄和保存
檢驗檢測機構應對檢驗檢測原始記錄、報告、證書歸檔留存，保證其具有可迫溯性。檢驗檢測原始記錄、報告、證書的保存期限通常不少于6年。
條文釋義
1. 檢驗檢測機構應建立檢驗檢測報告或證書的檔案,將每一次檢驗檢測的合同(委托書)、檢驗檢測原始記錄、檢驗檢測報告或證書副本等一并歸檔， 保存的方式應便于追溯。
2. 檢驗檢測報告或證書檔案的保管期限通常應不少于6年，若評審補充要求另有規(guī)定，則按評審補充要求執(zhí)行。
評審要點
1. 檢驗檢測機構是否已將每一次檢驗檢測的合同(委托書)、檢驗檢測原始記錄一檢驗檢測報告或證書副本等一并歸檔。
2. 檢驗檢測原始記錄、報告或證書檔案的保管期限是否不少于6年,若評審補充要求另有規(guī)定，是否已按評審補充要求執(zhí)行。
要點說明
應明確規(guī)定記錄的保存期。不同種類的記錄保存的期限應有所不同。記錄保存期限應根據(jù)法律法規(guī)、客戶、法定管理機構、資質認定機構和《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》(RB/T 214- -2017)規(guī)定的要求、記錄的使用價值以及檢驗檢測機構的具體情況作出明確的規(guī)定。
例如：所有技術人員的檔案(4.2.7)和設備檔案(4.4. 4)應長期保存(除非已從機構調離或報廢)，重要的質量記錄(如：內部審核報告和管理評審報告以及糾正措施、應對風險和機遇的措施和改進等記錄)不少于資質認定有效期。
超過保存期的記錄需要銷毀時，應經審批，由授權人員在監(jiān)督下銷毀，以免出現(xiàn)泄密和造成無可挽回的損失。
