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sense

常識篇

【悟空講常識】這些話千萬不要說！CMA和CNAS現(xiàn)場評審溝通秘籍

發(fā)布時間：2024-11-11

1）我想這可能是… 

這意味著你不知道、不了解，如果你是負責人，這意味著你并沒有盡到應負的責任---你應該知道，不要試圖欺騙，不要說你不知這一狀況。

2）是的，通常是… 

這樣回答立即會引起評審人員追問不正常情況；應該避免，除非你有文件驗證、支持不正常的情況；切記-回答僅回答被問的問題，不要試圖猜測檢查人員的下一個問題。

3）那不是我的問題… 

引出一個非常負面的反應，不要把你責任范圍應負責的問題推給其它部門，一定會引發(fā)調(diào)查就這一問題所相關的所有方面的問題，意味著部門間的不和諧，評審人員一定會從“假想這里一定有相關問題”而開始調(diào)查

4）那太貴了… 

要注意，所有負面的回應，都是不可接受的；當評審人員認為那是必須采取的措施，而我們選擇的方案由于價格原因未有效執(zhí)行，通常會被認為沒有很好的執(zhí)行SOP；同樣，變更對產(chǎn)品質(zhì)量的影響沒有可靠的保證，這樣馬上就顯示出變更缺乏控制管理。

5）說實話 … 

脫口而出的口頭禪會給評審員一個印象，以上的回答都不是實情，成功的評審是建立在誠信的基礎上的，不要讓粗心和無意漸漸地毀了誠信。

6）我們一直就是這樣… 

尤其是面對評審員質(zhì)疑時，這句話會表明你沒有改正的意向；看起來是不想聽取評審員的意見；你的知識水平太差了，欠缺培訓。

與評審員溝通的準備及技巧

1）一定要提前指定好由誰回答評審員問題，最好全程有一位經(jīng)驗豐富的領導陪同。
2）未在SOP中規(guī)定而進行操作和管理的內(nèi)容，盡量不要和檢查員交談。
3）問啥答啥，禁止臨時發(fā)揮，不要展開或演繹解釋過多問題（評審人員大多時候會在不同的地點、時間，向不同的人員提出同樣的問題。如果答案是不一致的，他們會產(chǎn)生疑問，為什么會這樣）。

4）對評審員提問進行回答時：

a.不能拒絕
b.直接回答，不能含糊不清
c.絕不能出現(xiàn)相互矛盾的回答
d.問題比較復雜或者發(fā)生頻率較低，不能保證回答準確時，可以參考文件。可以說我們有明確的規(guī)定，我們都是按照規(guī)定執(zhí)行，我需要看一下規(guī)定，以確保答案的準確性
e.確實不會回答時，坦誠承認并提出讓更了解的人回答
5） 在回答問題時特別注意：
要自信地回答問題，確保你的回答是準確的.如果你不知道，可放棄回答并提出讓更了解的人回答；如果問題的回答需要從專家的角度回答，請專家回答。如果你承諾了一個問題，一定要完成它，切記不要說謊。

與評審員溝通的10要10不要

十要 

1）要將你所提供的回應，全部整理歸納；
2）要做你或部門需做的事，講你或部門所需講的；
3）要確保所提供的資料或數(shù)據(jù)，在出示之前已被審核確認過；
4）要及時地給出正確的資料或信息；
5）要確保你及部門的區(qū)域干凈整潔；
6）要及時解決和處理細小的問題，在評審員知道之前；
7）如果你沒聽懂所問的問題，首先要弄清楚問題再回答；
8）僅就問題而答，只要拿所需資料；
9）要非常熟悉你的現(xiàn)場和檔案資料；
10）要快速提供關鍵的文件檔案。


十不要 

1）不要猜測。如果你不是最適合的人選，你就不要回答；
2）不要胡聊。確保你的回答簡明而正確；
3）不要被評審人員干擾，保持平靜和有序的心態(tài)完成；
4）不要顯得沒有信心，吞吞吐吐；
5）不要說謊或回避；
6）不要給出不可能獲得支持的承諾；
7）不要首先申辯而后回應；
8）不要提供虛假的數(shù)據(jù)或信息；
9）不要違反SOP， 同時也不許評審人員違反；
10）不要提供與本次認證無關的同類資料給評審人員。


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